Sådan Finder du Knuderne i Arbejdsprocesserne

Når man har ansvar for, at en virksomhed fungerer så optimalt som muligt, så kan man aldrig slappe helt af. Der vil altid opstår gnidninger og uforudsete udfordringer, når det er mennesker man arbejder med. Det er samtidig et faktum i dag, at en virksomhed ikke kan stå stille: den er også nødt til at udvikle sig, hvis den ikke vil blive overhalet af en konkurrent. Det betyder at der er to variable faktorer: virksomhedens ansatte, der står for produktionen, og virksomhedens kunder, der dikterer hvad der efterspørges, og derfor hvad der bør produceres.

Hvis man kigger på disse udfordringer hver for sig, så er det umiddelbart simpelt at komme op med løsninger. Der er mange måder at optimere produktionen af noget på, når det der produceres, ikke forandrer sig på nogen nævneværdig måde. Man måler blot på produktionsprocessen, finder flaskehalsene, og optimerer på dem.

Hvis ens virksomhed på en eller anden magisk måde var 100% effektiv og alle de ansatte 100% omstillingsparate 24/7, så ville det også være ganske let at forholde sig til en kundes skiftende behov. Man snakker blot med kunden, formulerer deres behov på en måde der passer med ens udviklingsprocesser, og præsenterer den nye tilgang for de ansatte.

Men den virkelige verden er som sagt kompliceret: du er nødt til at håndtere begge situationer på én gang. Behov skifter så ofte, at produktionsprocessen aldrig rigtigt kan betragtes som værende statisk. Når man arbejder med mennesker, så kan man heller ikke forvente, at skiftet til en ny proces vil ske uden bekostninger. Det tager tid at sætte sig ind i en ny måde at arbejde på, og det kan være utroligt frustrerende for de ansatte.

Det bedste du kan gøre er derfor, at facilitere de ansatte på bedst mulig vis. Du kan nemlig ikke planlægge alting på forhånd, og så bare forvente, at alle processerne bliver fulgt som foreskrevet. Der er ikke tid til at gøre det på den måde, og det fungerer ikke i praksis. I stedet bør du benytte dig af det faktum, at dine medarbejdere er mennesker: de er fleksible problemløsere. Hvis du faciliterer dem så godt som muligt, så giver du dem de bedst mulige forudsætninger for at tilpasse sig kundernes behov og levere det rette produkt.

Det gør du bedst ved at identificere knuderne for arbejdsprocesserne. Hvad folk laver er i evig forandring, men hvordan de gør det, er ofte mere statisk. Her er mødeplanlægning et godt eksempel: uanset hvad man laver, så vil man sandsynligvis have møder flere gange om måneden. Hvis du kan optimere på møderne og planlægningen af dem, så kan du forbedre de ansattes produktivitet og mentale helbred, uanset hvad de producerer. Du træder altså et skridt tilbage, og ser på hvilke grundlæggende arbejdsprocesser der skaber fundamentet for den generelle produktivitet. Find måder at måle på disse processer så du kan finde knuderne. Når du ved hvor flaskehalsene er, så kan du begynde at implementere løsningerne.

Relaterede indlæg

Nyeste